Tata Cara Membuat Surat Undangan

Surat Undangan adalah Naskah Dinas yang merupakan pemberitahuan yang meminta kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan.

Surat Undangan terdiri atas : 

a.    Kepala Surat undangan, terdiri atas :

1)      Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan dikanan atas;

2)      Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan dibawah nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun;

3)      Nomor, sifat, lampiran dan hal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas.

b.    Isi Surat Undangan, terdiri atas :

1)      Maksud dan tujuan;

2)      Hari penyelenggaraan;

3)      Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan;

4)      Acara yang akan diselenggarakan;

5)      Tulisan penutup.

c.    Bagian akhir Surat Undangan, terdiri atas :

1)      Nama jabatan pengundang;

2)      Tanda tangan pejabat pengundang;

3)      Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP pengundang;

4)      Stempel jabatan/instansi;

5)      Catatan yang dianggap perlu.

Menulis surat undangan tidak perlu bertele-tele. Sampaikan isi surat dengan kalimat-kalimat efektif. Kalimat efektif adalah kalimat yang ringkas, tepat sesuai dengan yang dimaksudkan penulis surat, dan si penerima surat dapat memahaminya.

Selain menggunakan kalimat efektif, gunakan pula ejaan yang berlaku secara tepat, misalnya penggunaan tanda baca dan huruf kapital.